GTD ─ 用大脑来思考，而不是记事

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为了不因遗忘而焦虑，可以给大脑外接一个行动硬碟，把重要的事情从不可靠的大脑里挪过去。

GTD─用大脑来思考，而不是记事

很多人都有这样的经历：好像有什么重要的事情没做，但就是想不起来；到了第二天晨会上，老板一问起，顿时感觉五雷轰顶，突然想起来了。早上上班，坐在计程车上，突然想到一个绝妙的主意，可是到了办公室却什么也不记得了。 遗忘让时间管理失去了意义：连做什么都忘了，还管什么时间！是因为年纪大了，不中用了吗？当然不是。

瑞士巴塞尔大学的研究发现，遗忘是大脑的一种自我保护机制。大脑透过遗忘删除一些不必要的讯息，从而腾出空间让神经系统正常运转。破坏这个过程可能会导致严重的精神疾病。

这听上去似乎令人感到安慰：原来「过目不忘」才是病啊！可是，有些事情明明很重要，却也被删除了，比如老板交代的任务、突如其来的灵感、专案的关键节点等，这些都不能忘。

那该怎么办呢？著名的时间管理人大卫．艾伦（David Allen）认为：可以给大脑外接一个「行动硬碟」，把重要的事情从不可靠的大脑里「挪过去」。他在《搞定》（Getting Things Done）丛书中提出了一套「行动硬碟」式的时间管理 ... —GTD（getting things done）。

真有这么神奇吗？我自己用GTD管理时间已经有十几年了，这套 ... 对我的帮助确实非常大。要想摆脱因遗忘而产生的焦虑，有一个最重要的祕诀：把所有的待处理事项全部从大脑中清除出去，让大脑用来思考，而不是记事。这套 ... 有三个核心：收集、处理和回顾。

第一，收集。

我们需要一个「收集篮」，用来安放那些从大脑里清除出来的事项。十几年前，很多人会用小本子做收集，但小本子不方便检索。如今已经是手机时代了，我们可以把所有事情收集到一些电子收集篮里，比如Evernote。

作为电子收集篮，Evernote做得很不错：用户收到电子信件，可以转发给Evernote；读到好的微信文章，可以分享到Evernote；看到一条有启发的新浪微博，也可以发到Evernote ；在浏览器上看到一篇新闻，可以点击Evernote 按钮收集；在「得到」App里听了一本书，可以打开文稿同步到Evernote ；多看阅读里有很多读书笔记，可以自动建立Evernote；突然迸发一个灵感，可以用手机端Evernote 的快捷键收集；收到一张名片，可以拍张照自动辨识到Evernote……

清空大脑，把所有事情放入收集篮，这是GTD的第一步。

第二，处理。

清空大脑之后，就要处理收集篮了。在电梯里、计程车上、等飞机时，一切零碎的时间都可以用来处理收集篮。

在处理收集篮中的事情时，有以下六种做法。

一、删除。一时冲动放入收集篮，但事后看来无价值的事情，立刻删除。

二、放入「归档」目录。有价值的资料，比如网路文章、「多看」笔记等，移到「归档」目录中。

三、放入「将来／可能」目录。有些事情需要在某个时间去做，但不是马上要做，比如写一篇文章、读一本书等，移到「将来／可能」目录中。

四、放入「等待」目录。有些事情需要指派其他人完成，那就立刻指派，比如让祕书订机票等，然后移到「等待」目录中，再增加一个到时提醒。

五、放入「下一步行动」目录。有些事情需要你亲自完成，比如给老板发送会议纪要、打 ... 给客户做回访等，移到「下一步行动」目录。但是，如果是几分钟就能做完的事情，比如回复一封信件，那就立刻回复，不用再移动。

六、建立「项目」目录。有的事情，如果下一步行动会有很多步骤，这个行动就已经是一个项目了。所以，为项目建立一个专门的目录，定期回顾处理。

请记住这六种处理方式。一旦移出收集篮的事情就再也不要放回来。在大多数情况下，收集篮应该是空的。

第三，回顾。

收集是把事情从大脑中清空，处理是把事情继续从收集篮里清空，然后就是回顾了。比如，早上开始一天的工作之前，先想一想：今天要干什么？打开「下一步行动」目录，一件一件做就好了。