如何管理时间？做事顺序很重要

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心理专家讲了一个故事。老师往一个大口玻璃瓶放了几块大石块问学生：“这个瓶子满了吗？”学生们答道：“满了”。老师又将一些小石头放进去，问：“这次满了吗？”学生学乖了，回答：“可能没有满”。老师往瓶子里倒了沙子，问：“现在呢？”学生们似乎懂了，回应：“没有”。老师最后将水倒入瓶子中，问：“同学们学到了什么吗？”“我们总是可以创造更多的时间做更多的事！”一个学生回答。老师笑了说：“不错，可是大家有没有想过，如果不先把大石头放进去，也许之后就没有机会了。”

这个故事形象地说明了做事顺序在工作中的重要性。

经济学家帕雷托发现，通常情况下，任何一件事情80%的结果取决于20%的原因。由此可见，如果大家在日常生活或工作中发现并出色完成了那20%的关键任务，成功就唾手可得了。

■怎样区分一件事是否关键呢？

如果我们以任务的急切性为横坐标，以重要性为纵坐标，那么一个人所需完成的所有任务可以分为以下四类：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要

重要并急切

此类任务为当务之急，应积极回应，如客户来电、救火等。中国人常说：“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”当我们面对重要并急切的任务时，没有什么比时间还珍贵了。对于此类任务必须做到分秒必争。

重要但不急切

下一个工程的计画工作，这类任务虽然也很重要，但不需迅速回应。对此应主动回应、挂在心头。等重要并急切的任务都完成后，应尽快着手此类任务。

急切但不重要

如朋友的临时邀约，应首先确保重要的任务都完成后，才去理会此类事件。一项日本调查发现，人们一天5.5个小时浪费在对不速之客的、无实际意义的回复上。急切不等于重要。如果大家大部分时间都在处理急切的并非重要的事，说明时间管理做得还不够充分。

不急切也不重要

这类事情可不予回应，确保不被分神。有数据显示，在较发达地区，人们平均每月在交友网站上所花的时间高达5.5个小时。适度休闲是合理的，但放纵自己并不明智。

故事中提到的大石头、小石头、沙子和水，就可以很形象地代表以上四类任务。沙子和水是很容易塞进瓶子里的，所以根本不用着急理会。而石头就不一样了，尤其对于较大的石头来说，不在最开始把它们放进瓶子里，就很难再找到机会了。

■现代人在时间管理上表现出的四种情况

现代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四种忙碌类型：

欠忙族：特点好高骛远，纸上谈兵，表现为缺乏实际行动，结果是计画无法实现。

穷忙族：特点是埋头苦干，缺乏计画，表现为无实际目的却永远在忙碌，结果是身心疲惫。

瞎忙族：特点是好像很忙，毫无目的，表现为无目标，忙于琐碎之事，结果是原地踏步，人生无法进步。

真忙族：特点是计画明确，忙忙碌碌，表现为有计画并付诸实现，结果是自我明确，高效率做事。

人生并不很长，如何进行时间管理很重要。时间管理就是在完成任务和实现目标的过程中，用于安排时间的一系列技能和技巧。任务和目标可以是工作范围外的家庭生活。“时间管理”并不是要大家驾驭“时间”，而是通过合理安排任务，以确保可以在特定时间内完成。巧妙的时间管理不仅可以减轻工作和生活中的压力，还可以完成更多的事情，从而充实生活。

有效的时间管理可以被形象地描述为“ABC”优先法则。所谓ABC就是把所有事物按照重要性分类，如前述的把任务按重要性和急切性分类，或把身边的工具或文件按使用频率分类等。

■把握时间管理的10大对策

目标设定

就是要有目标。俗话说，“好的开始是成功的一半”，准确的个人定位与合理的目标设定可以直接影响到计画的成功与否。我们首先需要知道自己想要什么、终极目标是什么。哈佛大学曾经对毕业生做过一项调查，发现只有3%的人有远大并明确的目标，而这些人后来成为各个领域的精英。

计画合理

有了目标，就需要写一份计画了。内容需要包括：为什么要这样做、要做什么、具体怎样做。要写清楚每项工作和目标计画需在多长时间内完成和实现。建议把预计需要的时间计算得宽裕一些。科学家发现，每个人的最佳工作时间也许不同，对于一些人来说，有两个容易被忽略的活动高峰期：早上11点到下午1点、下午4点到6点。大家应该发现和利用自己工作效率最高的时间段。

主次分流

把任务按照重要性和急切性排序。但需要注意，紧急的事情并非一定是最重要的，要看清全局。“重要”的任务是根据个人情况和环境而定的，有时休息一下远比完成几份计画书更重要且迫切。

专心致志

就是学会集中精力。人们在生活中要同时扮演多个角色，所以必须面对并学会取舍。也许做计画时发现很多事情都比较重要，如果无法把所有事情依次安排在日程表中，也不要试图让自己一心两用，否则必然会影响到做事的效率和结果，导致鸡飞蛋打。